JOB DESCRIPTION

Deskripsi pekerjaan adalah catatan yang sistematis dan teratur tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan, yang didsarkan pada kenyataan- kenyataan apa, bagaimana, mengapa, kapan dan dimana suatu pekerjaan dilaksanaka (Martoyo, 1987).

Pada dasarnya deskripsi jabatan merupakan hasil pertama yang diperoleh dari proses analisa jabatan, yang harus menunjukkan keteraturan yang sistematis dan logis dari berbagai tugas dan kewajiban yang harus dilakukan sesuai jabatan tertentu. dengan demikian maka suatu deskripsi pekerjaan harus mudah dimengerti dan mudah dipahami serta dihayati. Pokok-pokok isi suatu deskripsi jabatan tersebut dapat berujud sebagai berikut: identifikasi jabatan, ringakasan jabatan, tugas yang dilaksanakan, pengawasan yang diberikan dan yang diterima, hubungan dengan jabatan-jabatan lain, bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesnin yang dipergunakan, kondisi kerja, penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim atau komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas.

Edi Patarani (2007) mengungkapkan bahwa, setidaknya tedapat lima elemen dalam proses penyusun job description yang baik, yakni:

1. Identifikasi Pekerjaan

Identifikasi pekerjaan melihat pada jabatan, kode pekerjaan dan institusi/departemen. elemen terpenting pada bagian ini adalah jabatan. jabatan yang baik memenuhi tujuan-tujuan ebagai berikut:

a. Menyatakan sesuatu secara singkat dalam satu atau dua kata apa isi dari pekerjaan

b. Sebaiknya seringkas mungkin dan jika berisi lebih dari satu kata sebaiknya dalam urutan yang alami (sebagai contoh, “Operator Komputer”, bukan “Operator, Komputer”) sehingga lebih mudah dalam untuk digunakan secara tertuli atau dalam bentuk pengucapan.

c. Sebaiknya menunjukkan tingkat/jenjang keterampilan dan level pengawasan yang diperlukan.

d. Sebaiknya mirip/identik dengan salah satu jabatan pekerjaan yang telah dimiliki di masa lalu, sehingga pekerja tidak harus mempelajari perbendaharaan kata baru secara lengkap setiap kali deskripsi pekerjaan ditulis atau direvisi.

2. Ringkasan atau Maksud Pekerjaan

Ringkasan pekerjaan merupakan cerita ringkas gambaran pekerjaan yang menyoroti karakteristiknya secara umum, yang memberikan informasi yang cukup untuk membedakan fungsi dan aktivitas utama dari pekerjaan tersebut terhadap pekerjaan yang lain.

3. Kewajiban Pekerjaan

Bagian kewajiban pekerjaan merupakan hal biasa untuk semua format deskripsi pekerjaan, yang berisikan kewajiban dan tanggung jawab yang berhubungan dengan pekerjaan. berikut merupakan beberapa titik penting yang harus diingat ketika menyiapkan sesi kewajiban pekerjaan:

• Gunakan kalimat-kalimat atau ungkapan yang singkat dan langsung.

• Memulai setriap kalimat atau ungkapan dengan kata tindakan

• Gunakan present tense

• Hindarai kata kerja secara khusus tidak menunjukkan tindakan yang terlibat. sebagai contoh, “menangani surat” mungkin lebih baik diekspresikan sebagai “menyortir surat” atau “mendistribusikan surat.”

4. Tanggung Jawab

Apabila tujuan pekerjaan telah dibuat dengan jelas dan tanggung jawab serta kewajiban telah didefinisikan, maka pemegang jabatan bertanggung jawab kepadanya atau kepada atasannya untuk keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan ini. Bagian dari “tanggung jawab” tidak hanya menggambarkan hasil akhir yang dicapai ketika kewajiban pekerjaan telah dilakukan dengan memuaskan, tetapi juga menyatakan standar khusus untuk mengukur kinerja, sehingga benar-benar berguna ketika pada kahir tahun dilakukan proses penilaian kinerja.

5. Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan menggambarkan persyaratan pekerjaan khusus dalam hal “compensable factor”. karena spesifikasi pekerjaan digunakan terutama sebagai basis untuk menilai pekerjaan dalam proses evaluasi pekerjaan, maka faktor yang dipilih tergantung pada apa yang didesain perusahaan sebagai “compensable factor” untuk seluruh pekerjaan dalam organisasi. kebanyakan berada di bawah empat pengertian luas yaitu keterampilan,. usaha, tanggung jawab dan kondisi pekerjaan. sebagai contoh, keterampilan dapat diuraikan menjadi pendidikan, pengalaman, inisiatif, dan kecerdasan yang diperlukan untuk pekerjaan, usaha dapat dibagi lagi menjadi usaha fisik dan mental yang diperlukan.

sumber: berbagai sumber .